Pour un professionnel, quel que soit son domaine d’activité, les données représentent l’un des actifs les plus importants dont il dispose Elles lui permettent en effet de gérer son activité quotidienne et de prendre des décisions éclairées, d’où la nécessité de disposer d’une base de données fiable.
Qu'est-ce qu'une base de données fiable ?
Les données qu’elle contient, leur fraîcheur et la manière avec laquelle elles sont stockées doivent être exactes, complètes et cohérentes, et ce quelle que soit la durée de leur stockage. Ces bases de données doivent être accessibles et utilisables par les différents employés afin de garantir au professionnel un fonctionnement optimal.
Comment obtenir une base de données fiable ?
Pour avoir des données fiables, un professionnel doit mettre à la disposition de l’opérateur de saisie des supports fiables lui permettant d’extraire les données désirées. Ces supports peuvent être des fichiers, des annuaires, des formulaires, des documents manuscrits… L’opérateur devra à son tour extraire les données tel que demandé par le professionnel, tout en contrôlant leur pertinence et leur cohérence, en les corrigeant au besoin tout en éliminant les erreurs et les doublons, avant de les saisir et les stocker dans les bases de données.
Les données saisies peuvent être des informations sur les clients, le personnel ou les fournisseurs. Il peut s’agir également de données relatives aux commandes, aux ventes, aux produits ou aux transactions financières…
Quels sont les risques encourus en cas de base de données pas fiable ?
Une base de données en panne, incomplète, contenant des informations erronées ou qui n’a pas été mise à jour peut conduire le professionnel à prendre des décisions erronées pouvant nuire au fonctionnement de son entité voire même à son image de marque.
Compte tenu de la nécessité pour un professionnel de tenir une base de données efficace et fiable, et les exigences liées à son alimentation et à sa gestion, il doit faire appel aux compétences d’un opérateur de saisie qualifié et expérimenté.
Qui sont les opérateurs et opératrices de saisie ?
Jadis, les professionnels recouraient aux dactylographes, des spécialistes en saisie de données utilisant une machine à écrire. De nos jours, grâce à l’avènement technologique, ces machines ont beaucoup évolué, laissant place aux ordinateurs. Ces derniers sont manipulés par des opérateurs de saisie, bénéficiant de compétences nouvelles et variées, évoluant avec la technologie. Ces opérateurs travaillent sur différents types de données tout en s’adaptant aux besoins de leurs employeurs ou à ceux de leurs clients.
Quelles sont leurs compétences ?
– La maîtrise des logiciels de traitement de textes, les tableurs et les logiciels de transcription
– La rigueur, l’efficacité et l’organisation
– La maîtrise orale et écrite de la langue de travail, notamment l’orthographe, la grammaire et le vocabulaire
– La rapidité dans la prise de notes, la retranscription et la saisie de données
– La logique, la concentration et l’esprit de synthèse
Recruter un opérateur de saisie
Il se peut qu’un professionnel (grande entreprise, PME, école, clinique…) ait besoin de recruter un opérateur de saisie pour la création de plusieurs bases de données, lui permettant d’organiser ses tâches tout en prenant les décisions adéquates. Cette activité peut être extrêmement chronophage dans le cas d’un volume de données trop important, c’est pourquoi tout professionnel soucieux de la fiabilité de sa base de données devra faire appel aux services d’un ou de plusieurs opérateurs de saisie.
Comment ?
Il existe trois possibilités :
– Créer un service de saisie de données en interne : pour ce faire, il est nécessaire de dédier un ou plusieurs bureaux, recruter des opérateurs de saisie, les former si nécessaire, acheter le matériel et les logiciels nécessaires. Il faudra toutefois prendre en considération les coûts relatifs au recrutement ainsi que les charges sociales.
– Faire appel à un opérateur de saisie freelance : il exerce à partir de son domicile et ne facture que les tâches réalisées, et ce en étant rémunéré soit au forfait soit au volume saisi. Il maîtrise la langue, les différents logiciels de traitement de texte et a une bonne organisation de travail tout en respectant les délais impartis. Aussi, dans le but de s’assurer de la conformité de son travail avec les consignes de son client, il doit être constamment en contact avec ce dernier.
– Faire appel à une entreprise ou une agence de saisie de données : tout comme l’opérateur de saisie freelance, ces agences sont rémunérées au forfait ou au volume de données saisies. Toutefois, l’avantage est que ces agences bénéficient d’équipes d’opérateurs de saisie aux compétences variées. Cette diversité leur permet d’assurer la saisie pour un large éventail de professionnels (entreprises, écoles, banques, hôpitaux…). Aussi, pour bénéficier de tarifs avantageux, il est possible de faire appel aux agences de saisie de bases de données offshore, comme https://www.operateur-de-saisie.com/, une entreprise exerçant à partir de l’Île de Madagascar, tout en offrant la même qualité de prestations que les agences françaises avec des tarifs 3 à 4 fois moins chers !
Quelle est la différence entre le recrutement interne d'un opérateur de saisie et l'externalisation de cette activité ?
La différence majeure concerne les coûts d’exploitation. En assurant la saisie des bases de données en interne, l’employeur devra faire face aux différentes charges y afférentes même dans le cas où il n’y aurait aucune donnée à saisir ! Par contre, en faisant appel à un opérateur de saisie freelance ou à une agence qu’elle soit onshore, nearshore ou offshore, il ne devra payer que par mission réalisée ou par volume saisi, ce qui est beaucoup plus économique et avantageux.
De plus, en assurant cette activité en interne, cela pourrait détourner le professionnel de son activité principale et causer une baisse de productivité. Le cas échéant, il pourra mobiliser ses ressources humaines uniquement aux tâches à forte valeur ajoutée.
Pour finir, le fait d’externaliser la saisie des bases de données garantit au donneur d’ordre (PME, grands comptes, écoles, institutions…) des travaux de qualité, sachant que les opérateurs freelances comme les agences de saisie de bases de données doivent gérer la concurrence.
