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La croissance des entreprises, stimulée par l’économie actuelle a fait que la demande sur les professionnels exerçant dans le domaine administratif croît. Parmi ces professionnels figure l’opérateur de saisie de données. Cet agent administratif peut exercer son métier de deux manières distinctes : travailler au sein même de la structure qui l’emploie, ou à distance (à son compte ou pour le compte d’une agence de saisie de données). Cependant, pour plusieurs raisons, les entreprises préfèrent la deuxième option, notamment lorsqu’elles ont besoin de saisir leurs données de manière périodique. Mais comment faire pour trouver le bon professionnel ?

- Identifier les besoins

Avant de rechercher un opérateur de saisie de données, il est nécessaire de définir les fonctions que l’entreprise va lui déléguer. Pour ce faire, il faut déterminer avec précision les tâches devant être accomplies par cet agent administratif et les défis que l’entreprise voudrait qu’il l’aide à surmonter. Il est nécessaire que l’opérateur choisi ait les compétences et l’expérience nécessaires pour assurer les tâches qui lui seront confiées.

- Définir le salaire

Pour attirer les meilleurs candidats, le salaire proposé par une entreprise ou par tout autre professionnel à la recherche d’un OPS (opérateurs de saisie), doit être attractif, sachant que les meilleurs opérateurs peuvent recevoir d’autres offres plus intéressantes. Pour déterminer le salaire, il faut prendre en considération le type de poste ainsi que les tâches qui lui seront assignées, en considérant évidemment l’expérience du candidat.

- Le timing

Dès que le candidat idéal est repéré, il est important de saisir l’occasion, car au moment où les uns n’arrivent pas à se décider, d’autres n’hésitent pas à recruter la perle rare. Bien que le timing soit important, ce n’est pas une raison non plus pour choisir le premier venu, car la qualité des données saisies pourrait s’en ressentir.

- L’interview

Que ce soit en face-à-face ou par visioconférence, il ne faut pas hésiter à s’entretenir avec les candidats intéressants, dans le but d’obtenir des informations supplémentaires, notamment celles ayant trait à leurs compétences techniques (formation, expérience, applications et logiciels bureautiques utilisés, langues maîtrisées, vitesse de frappe…).

Aussi, s’il s’agit d’un recrutement interne, il faut vérifier les compétences des candidats en contactant leur ancien employeur. Dans le cas d’une externalisation, ne pas hésiter à interroger les clients et les anciens clients.

Par ailleurs, il est préférable dans la mesure du possible de soumettre le candidat à un test approfondi, que ce soit en présentiel ou à distance. A l’issue de ce test, l’entreprise peut déterminer s’il s’agit du bon candidat ou pas. Les compétences vérifiées pendant le test, sont :

– La maîtrise des logiciels de traitement de texte (Microsoft Excel, Microsoft Word…)

– Le niveau de la langue de travail (orthographe, grammaire, ponctuation…)

– La vitesse de frappe avec un minimum de 50 mots/minute

– L’attention aux détails et la concentration

– La capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément

– Le niveau de communication écrite et verbale

– La capacité à réaliser des tâches répétitives

- Faire jouer la concurrence

Il est nécessaire de choisir entre les meilleurs opérateurs de saisie, en comparant leurs compétences et leurs années d’expérience. Un bon agent administratif bénéficie généralement d’une certaine notoriété sur le marché. Il ne faut pas hésiter à effectuer des recherches sur le Net pour trouver des avis, notamment sur les forums.

En effectuant ces recherches, le but ultime est de trouver un ou plusieurs opérateurs de saisie de données offrant le meilleur rapport qualité/prix. Toutefois, le tarif ne devrait pas être l’unique critère de choix, car un opérateur proposant des tarifs bas ou exigeant un salaire bas, n’a probablement pas les compétences exigées par le poste, ce qui pourrait compromettre la réputation d’une entreprise. Aussi, certaines données sont sensibles, et il est déconseillé de les confier au premier venu.

Faire appel à un prestataire

Il existe une autre solution, consistant à faire appel à une entreprise de saisie de données. L’avantage, est que cette dernière dispose de sa propre équipe d’opérateurs de saisie, lesquels sont généralement triés sur le volet. Parmi ces entreprises figure : https://www.operateur-de-saisie.com, un prestataire externe, basé à Madagascar et collaborant avec plusieurs équipes d’opérateurs de saisie de données, aux différentes compétences.

Lorsqu’une entreprise ou tout autre professionnel opte pour l’externalisation, c’est avant tout pour réduire les coûts d’exploitation en interne. Embaucher un opérateur de saisie de données, ou une équipe d’opérateurs coûte plus cher que de confier la gestion de cette activité à un prestataire.