De nos jours, les entreprises comme tous les professionnels gérant un volume important de données sont contraints de le numériser, notamment dans un environnement professionnel marqué par une concurrence rude. D’autre part, le RGPD (Règlement Général pour la Protection des Données) oblige depuis le 25 mai 2018, les entreprises, les collectivités ainsi que les institutions à conserver leurs informations, en mettant en place un Système d’Archivage Électronique (SAE). Ces dispositions permettent aux utilisateurs d’accéder rapidement aux données désirées, mais aussi de renforcer leur sécurité et d’assurer leur traçabilité, en cas de problème.
Par ailleurs, une entreprise fonctionne beaucoup mieux en disposant de données numérisées et régulièrement mises à jour. L’ensemble des employés aura ainsi accès à des données informatisées lui permettant d’accomplir son travail de manière optimale. À titre d’exemple, dans le cadre d’une campagne marketing, un téléprospecteur a besoin d’utiliser une base de données prospects, dont les données ont été intégrées à partir de formulaires de contact ou de tout autre support, afin de prendre des rendez-vous pour les commerciaux. Les données utilisées devront être fiables afin de lui permettre de mener à bien sa mission.
Alors que certaines entreprises créent des services dédiés à la saisie de données en interne, d’autres préfèrent déléguer cette tâche considérée comme secondaire en dépit de son importance à des spécialistes en saisie de données. Voici les principales raisons :
– Faire face à la concurrence : les entreprises pourront se recentrer sur les tâches les plus cruciales afin de demeurer compétitives. Elles devront ainsi s’occuper des tâches prioritaires, en évitant de confier la saisie de données au personnel ayant d’autres prérogatives, car cela pourrait le démotiver, et réduire sa rentabilité, tout en affectant la productivité générale de l’entreprise.
– Réaliser d’importantes économies : pour effectuer la saisie de données en interne, une entreprise doit obligatoirement allouer un espace à cette activité, et s’équiper d’outils dédiés, comme les ordinateurs et les scanners, tout en investissant dans des logiciels de traitement de texte performants. Aussi, elle devra recruter du personnel et éventuellement le former, sans omettre la charge salariale et les charges sociales qui en découlent. Externaliser cette activité, lui permettra d’éliminer les coûts d’exploitation de cette activité en interne.
– Éviter le recrutement : la saisie de données est une activité chronophage, nécessitant d’importantes ressources humaines, notamment lorsqu’il s’agit de traiter un grand volume de données. Recruter un opérateur de saisie, représente pour une entreprise ou pour tout autre professionnel une tâche prenante, en plus des frais qu’elle nécessite. Élaborer l’avis de recrutement, recevoir puis trier les candidatures reçues, réaliser des entretiens puis mettre en place les tests d’aptitude sont autant de tâches nécessitant du temps, sans oublier les démarches administratives et la formation éventuelle des nouvelles recrues.
– Bénéficier du savoir-faire et de l’expérience d’un prestataire externe, sachant qu’il a l’habitude de saisir les données les plus complexes et les plus sensibles comme les données comptables ou statistiques.
Que peut rapporter l'externalisation de la saisie de données à une entreprise ?
Un opérateur de saisie externe a plus d’une corde à son arc, et ce grâce à une expérience qui lui permet de traiter divers projets, pour le compte d’entreprises et autres professionnels activant dans divers domaines. Contrairement à un opérateur de saisie en interne, il traite chaque projet dans les meilleurs temps, car il est tenu par les délais. Le second, étant recruté, met généralement beaucoup plus de temps pour traiter les mêmes tâches, notamment lorsqu’il ne bénéficie d’aucune formation ou expérience dans le domaine.
Les nombreuses missions traitées par l’opérateur de saisie externe l’obligent lorsqu’il rencontre des difficultés à trouver des solutions, de nouveaux outils, des astuces lui permettant d’être plus performant et plus efficace. Ainsi, il peut effectuer plusieurs tâches comme la saisie, la mise en page, la vérification, le tri, la numérisation, le contrôle de la conformité des documents et la retranscription de propos d’une interview, d’une réunion ou d’un discours, la création et la mise à jour de bases de données, entre autres.
En outre un professionnel en saisie de données permet à l’entreprise de ne payer qu’un coût fixe en fonction des missions qu’elle lui délègue, contrairement à un opérateur de saisie salarié. En effet, celui-ci perçoit un salaire fixe même lorsque la charge de travail baisse, ce qui n’est pas rentable pour l’entreprise. Ainsi, externaliser la saisie de données permet à l’entreprise de contrôler son budget.
Comment choisir le meilleur prestataire externe ?
Même si cela a l’air simple, externaliser la saisie de données est plus compliqué qu’il n’y paraît, car le choix du prestataire va déterminer la réussite ou pas de cette opération. Le donneur d’ordre devra d’abord déterminer les tâches chronophages à outsourcer, puis lancer un appel d’offres. Après réception des devis, il devra considérer le coût, mais devra également baser son choix sur d’autres critères.
À titre d’exemple, si l’entreprise désire procéder à l’externalisation de ses données comptables, l’opérateur de saisie ou la plateforme de saisie de données en ligne devront être en mesure non seulement de traiter ce genre de données avec tout ce que cela implique comme travail (reproduction exacte des chiffres, intégration dans la base de données adéquate, …), mais également d’assurer au donneur d’ordre la confidentialité de ses données et des supports reçus (documents, fichiers…).
Idéalement, le prestataire qu’il s’agisse d’un opérateur de saisie freelance ou d’une plateforme de saisie en ligne devra bénéficier d’une certaine expérience. Si on prend, par exemple Operateur-de-saisie, dont voici le lien du site Web : https://www.operateur-de-saisie.com/, l’ensemble des opérateurs de saisie qu’il emploie, totalisent une expérience de 12 années, ce qui n’est pas négligeable. Cette expérience leur a permis de faire face à différentes contraintes les ayant poussé à relever de nombreux défis avec succès. Operateur-de-saisie, est une plateforme offshore basée à Madagascar, offrant à ses différents clients un service sur-mesure grâce à la pluridisciplinarité de ses commis à la saisie de données. En outre, ce spécialiste des données est en mesure de prendre en charge de grands projets, vu le nombre important de ses collaborateurs. En plus de la saisie, il peut prendre en charge d’autres tâches, comme la saisie de bases de données, le traitement de données et leur vérification, la saisie de fiches produits, la saisie de leads et l’organisation des tâches, le traitement de candidatures, la saisie de factures et de notes de frais…
Aussi, avant la signature du contrat, l’entreprise devra s’assurer que ce document réunisse toutes les informations nécessaires. Le contrat devra énumérer avec précision les tâches déléguées, ainsi que leur délai de livraison. De plus, dans le but de protéger les données, le document devra comporter une clause relative à leur confidentialité ainsi qu’à la propriété intellectuelle, à la durée de stockage des informations ainsi qu’au délai de leur destruction après traitement. Une autre précaution est importante en cas d’outsourcing, il s’agit du backsourcing, en cas de rupture du contrat pour une raison ou une autre. L’entreprise peut choisir alors d’assurer la saisie de ses données en interne ou la confier à un prestataire plus fiable.
Aussi, pour veiller à la bonne exécution de l’externalisation, toute entreprise ayant opté pour cette solution devra mettre en place un comité de pilotage ou de suivi. Sa mission consiste à garder le contrôle sur les tâches externalisées, tout en étudiant l’impact de l’outsourcing sur l’activité du donneur d’ordre. Ainsi, étudiée avec soin, l’externalisation de la saisie de données ne peut qu’être une réussite, évitant au prestataire externe tout comme au donneur d’ordre des litiges qui peuvent s’avérer parfois longs et coûteux.
