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La saisie de données telle que nous la connaissons aujourd’hui est une évolution de la dactylographie. D’ici quelques années, elle évoluera à son tour vers d’autres métiers, en utilisant des outils et des logiciels plus performants. De la machine à poinçonner au clavier, l’Homme n’a cessé de rechercher un moyen efficace pour saisir les données de manière rapide et précise à la fois. Il continuera de la même manière à créer des outils et des techniques lui permettant d’optimiser la saisie de données.

Un peu d’histoire

À l’origine la saisie de données sous la forme que nous lui connaissons aujourd’hui existe depuis les années 80. À cette époque, c’est le logiciel WordPerfect qui était alors utilisé. Il fonctionnait sous le système d’exploitation MS-DOS. Vers la fin des années 80, Microsoft Word a été introduit et s’est accaparé 90% des parts de marché. À cette époque, les ordinateurs étaient limités, sachant qu’ils avaient des processeurs de 8 MHz, une RAM de 1 mégabyte ainsi que 1 mégabyte pour le stockage. Les supports qui étaient employés alors pour le stockage des données étaient les disquettes. Même s’il est difficile pour les générations d’aujourd’hui de croire qu’il était possible de saisir du texte avec une telle configuration, mais cela marchait, même s’il n’était pas possible de stocker de grands volumes de données, comme c’est le cas de nos jours.

Il faut savoir que dans le domaine de la saisie de données, au tout début, l’utilisateur saisissait les commandes de mise en forme en même temps que le texte, ce qui n’était pas du tout évident, car il fallait ajuster à chaque fois pour obtenir le résultat escompté. Ce n’est qu’avec l’arrivée du WYSIWYG (What You See Is What You Get), que l’utilisateur pouvait enfin visualiser son travail directement sur l’écran.

Microsoft Word, point de départ de nombreux opérateurs de saisie

La plupart des agents de saisie ont fait leurs premiers pas avec ce logiciel. Ils ont appris à saisir du texte, le modifier, supprimer une partie, modifier la police de caractères, sa taille et son style, mettre en forme l’ensemble (marges, sauts de page, orientation, intégration tableau ou image, correction de l’orthographe…), de sorte que le texte soit lisible et présentable.

Beaucoup d’opérateurs de saisie ont ainsi acquis leurs compétences avec ce logiciel, et même avec d’autres comme Excel.

Comment pourrait évoluer le métier d’opérateur de saisie ?

Ce métier peut évoluer de différentes manières.  Ce qui est certain, c’est que d’ici quelques années, les outils et les logiciels évolueront de sorte à garantir aux utilisateurs une facilité d’utilisation ainsi qu’un gain de temps inestimables. Actuellement, un opérateur de saisie peut utiliser un écran tactile pour saisir les données. Ces écrans disposent de claviers pouvant être ajustés par l’utilisateur. Ils font le travail du clavier alphanumérique et de la souris en même temps.

Le recours aux logiciels

Certains logiciels permettent d’éliminer la saisie manuelle des données. Si l’on prend DocuRec, logiciel spécialisé en comptabilité, il traite automatiquement tous les documents comptables intégrés par l’utilisateur, tout en vérifiant leur précision. Toutefois, l’utilisateur qu’il est comptable ou agent de saisie, peut visualiser et modifier les données. En outre, DocuRec permet aux utilisateurs de gérer le courrier électronique, notamment s’ils désirent envoyer des pièces comptables à leurs clients. Avec un logiciel pareil, l’opérateur de saisie économise du temps et des efforts et peut s’adonner à d’autres tâches plus complexes, s’il s’est spécialisé dans le domaine de la comptabilité.

Un autre logiciel, appelé Cirrus Insight, aide les commerciaux ou les opérateurs de saisie à saisir, visualiser ou mettre à jour des informations relatives aux leads, ainsi que des informations relatives aux différentes opportunités, aux événements et aux tâches.

Il existe des logiciels encore plus performants, comme l’OCR

Il s’agit d’un procédé technologique, permettant de convertir n’importe quel document papier ou PDF en document numérique pouvant être édité et modifié. Cette technologie permet un gain de temps énorme, puisqu’elle élimine complètement l’insertion manuelle de données. Idéale, lorsqu’il s’agit de saisir plusieurs documents, cette technologie appelée OCR (Optical Character Recognition), réduit ou élimine le risque d’erreurs liées à une saisie manuelle. L’OCR traite chaque document, en séparant d’abord les structures qui le composent, selon qu’il s’agit de texte, de tableaux, de graphiques ou d’images. Il procède ensuite à la conversion des lignes en mots puis en caractères. L’OCR utilise des méthodes linguistiques basées sur les règles de grammaire, de syntaxe et d’orthographe, dans le but de réduire les erreurs de reconnaissance. Cette technologie permet également de classifier les données saisies avec précision, lorsqu’elle fait appel aux algorithmes de Machine Learning. L’OCR+ peut traiter une facture, tout comme le ferait un humain.

Transformation des emplois

Ainsi, avec l’évolution technologique, la plupart des emplois seront transformés, et ce sera certainement le cas pour le métier d’opérateur de saisie. La technologie aidant, le papier ne sera probablement plus utilisé dans le futur. Tout s’effectuera exclusivement avec des outils comme les ordinateurs et les Smartphones. L’opérateur de saisie pourrait éventuellement vérifier les données, les analyser puis les modifier en utilisant uniquement sa voix, sans recourir au clavier. Une fois les données traitées, elles seront transmises à son employeur ou à son client, s’il travaille à son compte. On peut aisément imaginer le gain de temps pouvant être réalisé.

Cas pratique : les données comptables

De nos jours, les données comptables sont parmi les données les plus difficiles à saisir.  Aucune erreur n’est pas permise dans ce domaine. Les erreurs les plus communes sont l’inversion des chiffres, l’inversion entre crédit et débit, une erreur dans le titre ou l’intitulé du compte ou un mauvais recopiage de données, etc.

 Près de la moitié des comptables se plaignent de la difficulté liée à la saisie des données, lors des clôtures des exercices comptables. Pour eux, il est difficile de respecter les délais, à cause du temps qu’ils doivent passer à collecter, saisir, vérifier puis valider les différentes données traitées.

 À l’avenir, avec le traitement des données par des logiciels type OCR, un opérateur de saisie pourrait évoluer en assistant comptable, chargé d’analyser les données, de les traiter et de les communiquer au comptable. En éliminant la saisie du processus, la gestion d’un grand volume de données se ferait alors en un laps de temps. Les comptables pour leur part se consacreraient uniquement aux tâches les plus importantes.

Actuellement, l’OCR permet déjà de dématérialiser sur support numérique (PC, tablette, Smartphone), les différents documents comptables et administratifs, et ce en recourant à la reconnaissance automatique. Désormais, les experts-comptables peuvent automatiser le classement automatique de leurs pièces comptables comme les factures, ainsi que le rapprochement bancaire, entre autres.

Où trouver plus d’informations concernant la saisie de données ?

En effectuant une simple recherche sur les moteurs de recherches, on peut obtenir l’information souhaitée. Certaines entreprises, spécialisées en saisie de données intègrent un blog à leur site Web afin de faciliter l’accès à l’information à leurs clients. OPS https://www.operateur-de-saisie.com en fait partie. Il s’agit d’une entreprise basée à Madagascar et proposant à ses clients la saisie de données, bases de données, fiches produits, factures, notes de frais, leads… Elle leur propose également le traitement de données, de candidatures… Grâce à ses 12 années d’expérience, OPS peut prendre en charge des projets volumineux, sachant qu’elle peut affecter plusieurs opérateurs de saisie à un même projet, afin de le livrer dans les meilleurs délais.