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Pour rester dans la course sur le marché, un professionnel doit pouvoir accéder aux différentes informations relatives à son activité en temps réel. Pour ce faire, il doit rassembler et organiser ces informations dans des bases de données, fichiers ou logiciels. La contribution d’un opérateur de saisie qualifié s’avère nécessaire pour ce travail.

Quelle est sa mission ?

Jouant un rôle crucial dans l’activité d’une entreprise, l’opérateur de saisie se charge d’intégrer différentes données dans les bases de données de son employeur s’il est salarié, ou de son client s’il travaille comme freelance. Grâce à son travail, la circulation des informations au sein d’une entreprise se fait de manière fluide entre les différents collaborateurs et même avec l’extérieur (clients, fournisseurs…). Grâce à la numérisation et aux différentes solutions utilisées, il évite de recourir à l’encodage manuel de chaque document. Le processus est automatisé, ce qui représente un important gain de temps.

L’opérateur de saisie extrait les différentes informations qu’il traite, de diverses sources, comme les documents PDF ou les documents format papier. Pour pouvoir traiter ces derniers, notamment lorsqu’il recourt à l’automatisation, il doit impérativement les numériser en utilisant un scanner de documents. Son travail ne se limite évidemment pas à scanner les documents, mais à les convertir grâce aux logiciels, en données éditables, auxquelles il pourrait apporter des modifications, en cas d’erreurs ou d’incohérences.

Aussi, il procède aux mises à jour des bases de données de manière régulière et à la mise en forme des fichiers, en respectant les consignes de son employeur ou de son client.

Quelles compétences doit-il avoir ?

Un opérateur de saisie doit maîtriser les différents outils qu’il utilise dans le cadre de son travail, comme le scanner notamment lorsqu’il doit numériser un grand volume de documents. La vitesse de l’appareil  et ses différentes caractéristiques sont certes importantes, mais l’efficacité de l’opérateur de saisie joue également un rôle non négligeable. Ainsi, il doit :

• Maîtriser les différentes méthodes de classement et d’archivage.
• Maîtriser les logiciels de traitement de texte ainsi que les tableurs et les logiciels de transcription
• Connaître les techniques de prise de notes
• Pouvoir rédiger des rapports et des comptes-rendus
• Avoir de bonnes connaissances linguistiques
• Être organisé et être en mesure de hiérarchiser les tâches
• Montrer une rigueur exemplaire, pour détecter les erreurs et les incohérences dans les documents sources et les corriger lors du traitement
• Respecter le cahier des charges, ainsi que les délais convenus et ce qu’il soit salarié ou qu’il travaille en freelance

Comment s’effectue la numérisation des données ?

Après l’insertion du document (texte et/ou image) dans l’appareil, le logiciel de numérisation extrait puis capture les informations, qu’il convertit au format numérique. Il les envoie ensuite de manière automatique aux applications tierces sur l’ordinateur ou sur Internet (Google Drive…), de sorte que l’opérateur de saisie puisse les exploiter. Les documents numérisés sont par la suite classés dans une base documentaire.

Quels sont les documents numérisés ?

Ces documents peuvent être des fichiers DOC, JPEG, PNG, BMP, PDF, TIFF… Il peut s’agir de factures, de bons de livraison, de bons de commande, de contrats, de pièces d’identité… Parfois, les documents numérisés peuvent être sous format audio, vidéo ou image animée.

Avantages de la numérisation

• Automatisation des tâches et gain de temps considérableElimination des
• erreurs dues à la saisie manuelle
• Avoir la possibilité de se consacrer à d’autres tâches, pendant que la solution travaille en arrière-plan (en fonction du logiciel utilisé)

Quelles sont les différentes solutions permettant de traiter et classifier les documents ?

L’opérateur de saisie peut utiliser des logiciels type OCR (reconnaissance optique de caractères), ou type RAD (reconnaissance automatique de documents) pour le traitement de documents tels que les factures, permis de conduire, CVs, passeports… Ces solutions permettent de classer les documents selon les règles prédéfinies par l’opérateur de saisie.

Où trouver des opérateurs de saisie compétents ?

Il existe trois possibilités. La première consiste à recruter un ou plusieurs opérateurs de saisie en interne, avec tout ce que cela implique comme frais. La seconde consiste à faire appel à un opérateur de saisie freelance, cependant il n’est généralement pas apte à traiter du volume, notamment s’il travaille sur d’autres projets. Quant à la troisième possibilité, elle consiste à externaliser la saisie des données, en optant pour une entreprise offshore, comme https://www.operateur-de-saisie.com. L’externalisation, offre plusieurs avantages, en termes de qualité du travail fourni, des coûts, du respect des délais…