Dans une entreprise ou tout organisme, il est souvent question d’échanges entre les différents services, et même entre collaborateurs travaillant au sein du même service. Toutefois, en gérant des documents sous format papier, les informations sont « dispersées », et sont parfois incomplètes, ce qui nécessite beaucoup de temps et d’efforts pour les retrouver, car il faut d’abord les localiser puis vérifier leur pertinence. Ceci influence négativement l’efficacité du travail ainsi que la compétitivité de l’entreprise, qui devrait plutôt se consacrer à ses activités à forte valeur ajoutée. Pour y remédier, il est essentiel de dématérialiser les supports physiques, en les transformant au format numérique souhaité par les utilisateurs finaux.
La technologie aidant, et pour traiter de grands volumes de données, les entreprises et les différents organismes procèdent à la numérisation des données pour faciliter leur intégration dans leurs systèmes. Pour ce faire, ils recourent à des technologies se basant sur la reconnaissance optique de caractères, comme l’OCR, afin de convertir les données scannées d’un format papier vers un format électronique (PDF, JPEG, TIFF, XLSX, DOCX, PDF hyper compressé…). L’accès au format numérique se fait rapidement et peut être fait simultanément par de nombreux utilisateurs, ce qui représente un avantage non négligeable.
Pour une entreprise ou un organisme, les avantages de recourir à cette solution sont :
– Éviter aux opérateurs de saisie de données d’encoder manuellement chaque document, avec tout ce que cela implique comme inconvénients (fatigue, lassitude, erreurs, délais serrés…)
– Avoir la possibilité d’utiliser certaines informations dès leur enregistrement, comme la facture dans le domaine de la comptabilité
– Pouvoir archiver toutes les données enregistrées pour une utilisation ultérieure
– Economiser sur la réalisation de cette tâche de manière manuelle, sachant que lorsqu’il s’agit de la saisie d’un grand volume de données, les numériser permet de réduire l’effectif nécessaire, les heures de travail, et réaliser de ce fait d’importantes économies sur le coût de traitement.
– Exploiter le temps nécessaire à la saisie manuelle des données, pour réaliser des tâches à forte valeur ajoutée
Quelles sont les qualités nécessaires pour la réalisation de cette tâche ?
L’opérateur de saisie de données chargé de la numérisation des documents doit avoir plusieurs qualités, comme :
– Être rapide, en dépit du temps économisé en recourant à la numérisation, car parfois il s’agit d’une numérisation de masse, notamment lorsqu’il s’agit de traiter une grande salle d’archives.
– Être résistant, aussi bien sur le plan physique que mental
– Vérifier minutieusement les documents sous format électronique, en veillant à ce qu’il n’y ait aucune erreur pendant la conversion.
Aussi, l’opérateur de saisie de données doit impérativement avoir certaines compétences techniques, comme savoir utiliser les outils qui lui seront nécessaires pendant la numérisation. Ainsi, il doit pouvoir utiliser un scanner doté d’un chargeur automatique de documents et surtout savoir le paramétrer (format papier, séparateur de pages ou non, résolution, élimination de pages blanches…). Il devra également maîtriser les logiciels et les solutions servant à la numérisation, au classement et à l’archivage des différents documents. En plus de la technologie OCR, il peut être amené à maîtriser la LAD (Lecture Automatique de Documents), la RAD (Reconnaissance Automatique de Documents), ou encore l’ICR (Intelligent Character Recognition). Ce dernier reconnaît également les caractères manuscrits, y compris les différents styles calligraphiques, sachant que cette technologie se base sur un mécanisme d’apprentissage continu, lui permettant d’intégrer et de reconnaître de nouveaux styles.
Parfois, l’opérateur de saisie de données est appelé à enrichir les informations enregistrées ou les mettre à jour, en recourant à d’autres sources de données, comme l’Internet. En fonction du logiciel de numérisation utilisé par l’opérateur de saisie de données, il est possible de classer les documents électroniques en les exportant vers une solution d’archivage électronique, en les indexant selon une logique de classement prédéterminée par les utilisateurs (ordre alphabétique ou chronologique, catégorie…). L’opérateur peut également les exporter vers une solution de gestion documentaire, comme Dropbox, Google Drive et SharePoint, entre autres. Aussi, il est possible d’envoyer ces documents vers un ERP ou un logiciel de comptabilité pour permettre aux services concernés d’exploiter les données électroniques.
Comme vu plus haut, le travail d’un opérateur de saisie de données chargé de la numérisation des documents, n’est pas un travail de saisie manuelle proprement dite, sachant qu’en plus des compétences d’un opérateur de saisie classique, il doit avoir plusieurs compétences techniques comme vues précédemment. Ce travail peut être une évolution intéressante pour le métier d’opérateur de saisie de données, manuelle.
