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Qui d’entre nous n’a jamais entendu parler du métier d’opérateur de saisie freelance ? Cependant, peu savent en quoi ce travail consiste réellement. Bien que facile en apparence, la saisie de données est une activité consistant à charger des informations dans des logiciels, des bases de données, ou des systèmes informatiques. Évolution du métier de dactylographe, la saisie de données est plus évoluée. De nos jours, elle nécessite plus de compétences, que de savoir utiliser un clavier et maîtriser la langue de travail.

La saisie de données se fait de deux manières distinctes :

La saisie directe : sous forme de texte. Il s’agit en fait d’un transfert d’informations d’une source spécifique (magazine, document manuscrit, annuaire, formulaire, site Web…), vers une base de données.

La transcription : là les données ne sont pas reçues sous forme de texte, mais sous forme audio ou vidéo, et doivent être correctement interprétées avant d’être transcrites dans le support de destination.

Quelles sont ses principales tâches ?

Insérer les données à partir de documents sources dans les délais convenus.

– Vérifier l’exactitude des informations et leur cohérence avant leur saisie. Dans le cas où il y aurait des erreurs ou des lacunes, il devra les corriger et les compléter.

– Mettre en forme les données selon les consignes du client.

– Générer des rapports et stocker les données dans les emplacements préalablement désignés, puis les sauvegarder.

– Numériser les documents présentés par le client et imprimer les fichiers si nécessaire.

– Respecter la confidentialité des données.

– Il peut aussi retranscrire fidèlement les comptes-rendus de réunions et prendre des notes sous la dictée. Travaillant en freelance, l’opérateur de saisie peut se déplacer chez son client s’il réside dans la même ville, comme il peut communiquer avec lui par visioconférence.

Dans certains cas, l’opérateur de saisie freelance pourrait être amené à réaliser d’autres tâches, comme assurer une campagne d’e-mailing, répondre au téléphone, assister un comptable dans son travail s’il a de solides compétences dans le domaine…

Quelles sont les exigences de ce métier ?

– S’il travaille chez lui, l’opérateur de saisie freelance doit aménager un espace de travail, acheter un bureau, un ordinateur de bureau ou un portable, un scanner et éventuellement un télécopieur. Il doit aussi bénéficier d’une connexion au réseau Internet fiable, ainsi qu’une ligne téléphonique. Par ailleurs, il peut travailler dans un espace de coworking, solution idéale pour un(e) étudiant(e) ne disposant pas d’assez d’espace dans son lieu d’habitation, notamment dans le cas où il réside avec des colocataires.

– Bénéficier d’une expérience significative de travail en tant qu’opérateur de saisie ou commis de bureau.

– Maîtriser les logiciels de saisie de données, dont le package Microsoft Office et les tableurs.

– Respecter la mise en page des fichiers livrés, souhaitée par le client (texte, liste, tableau, feuille de calcul, base de données, graphique…).

– Avoir une bonne connaissance des tâches administratives.

– Maîtriser les différents équipements utilisés, comme le scanner, le télécopieur…

– Avoir une excellente vitesse de frappe, avec au minimum 50 à 60 mots par minute.

– Maîtriser le vocabulaire utilisé, lorsqu’il est question de saisir des données pour des domaines spécifiques (données médicales, juridiques, comptables, marketing, bancaires…).

– Avoir le sens du détail et de la précision.

– Maîtriser les règles de grammaire et de ponctuation, sans oublier l’orthographe.

– Avoir la capacité de se concentrer sur les tâches assignées et de bonnes compétences organisationnelles.

Quels avantages offre le travail d’opérateur de saisie freelance ?

– Il bénéficie d’une flexibilité totale, avec la possibilité de travailler une partie de la journée, la nuit ou même le weekend.

– Il n’est pas obligé de travailler dans la même ville ou le même pays que ses clients, sachant qu’il peut communiquer avec eux de n’importe quel endroit de la planète, pour peu qu’il soit relié au réseau Internet.

– L’éventail des professionnels avec lesquels il peut travailler est très large. De ce fait, il a la possibilité d’apprendre davantage de choses et d’élargir ses connaissances et sa culture générale. Aussi, cet avantage le protège contre la routine.

Quels sont les inconvénients ?

– Si l’opérateur travaille uniquement avec les mêmes professionnels, cela peut être répétitif et monotone.

– Dans le cas où l’opérateur de saisie soumissionne sur une plateforme de mise en relation entre les professionnels et les opérateurs, il devra soumissionner en même temps qu’un grand nombre de concurrents pour les mêmes projets, ce qui n’est pas évident, notamment pour les débutants.

– Les arnaques dans le domaine de la saisie de données sont fréquentes, d’où l’intérêt de vérifier la réputation des sites, ainsi que celle des annonceurs.

– Au début, il est difficile d’imposer ses prix, ce n’est qu’après avoir prouvé sa valeur, qu’un opérateur de saisie freelance peut augmenter ses tarifs.

– Saisir des données peut être physiquement épuisant. L’opérateur pourrait souffrir de douleurs au poignet, au dos et parfois même d’une fatigue oculaire et de maux de tête.

Quelques conseils

Un opérateur de saisie freelance qui fait ses premiers pas doit définir des heures de travail fixes. Aussi, il devra choisir un endroit calme dans sa maison pour pouvoir travailler sans être dérangé.

S’il compte travailler avec des portails de mise en relation, il ne devra pas en choisir plus de trois. Par ailleurs, il est nécessaire qu’il consulte régulièrement son espace personnel sur le site, afin de répondre rapidement aux clients éventuels. Il devra en outre, maintenir ses informations à jour.

Concernant les tarifs appliqués, il vaudra mieux qu’il ne s’éloigne pas de ceux du marché, au risque de n’avoir aucune mission.

S’il ne maîtrise pas un logiciel comme Excel à titre d’exemple, il peut suivre des formations en ligne, consulter des tutoriels, visionner des vidéos pour se former et se perfectionner.

Où travailler lorsqu’on est opérateur de saisie freelance ?

Il existe deux possibilités :

– Travailler en indépendantAprès s’être inscrit en tant qu’indépendant, l’opérateur de saisie doit chercher des projets sur les sites d’annonces, les réseaux sociaux et même prospecter parfois. Débuter n’est pas facile dans ce cas-là, mais avec du sérieux, de la patience et de la persévérance, il pourra réussir à se faire un nom dans le milieu et à prospérer.

– Travailler avec une agence de saisie de donnéesL’opérateur de saisie peut choisir de travailler avec une agence ou une plateforme spécialisée en saisie de données. Les projets lui seront communiqués par les administrateurs ou les chefs de projets, et ce en fonction de ses capacités. Il existe sur le Net un grand nombre de plateformes de saisie de données, en France (onshore), mais aussi dans d’autres pays éloignés géographiquement (offshore). L’avantage avec ces dernières, c’est qu’elles offrent à leurs clients des services avec une qualité similaire à celle des agences françaises, mais avec des tarifs deux à trois fois moins chers.

Parmi ces plateformes, on peut citer https://www.operateur-de-saisie.com, une entreprise sise à Madagascar et comptant à son actif plus de 12 années d’expérience. Parmi les tâches performées par ses équipes, on peut citer : la saisie de factures, de notes de frais, de données, de bases de données et de fiches produits. Cette entreprise réalise également le traitement de données, le traitement de candidatures, la vérification de données, la saisie de leads et l’organisation des tâches… Les opérateurs de saisie peuvent également effectuer les mises à jour lorsque c’est nécessaire, classer et archiver les documents… En plus de leur expertise, les commis à la saisie de données d’OPS savent être à l’écoute des moindres exigences des clients.