Même si la saisie de données paraît simple, certaines données comme les données comptables sont assez complexes et sensibles. Il s’agit dans la plupart des cas de chiffres représentant des montants, chiffres d’affaires, frais, quantités, bénéfices, pertes… Leur saisie nécessite plusieurs qualités et compétences, comme :
– Porter une attention exceptionnelle aux détails lors de la saisie, car la comptabilité est un domaine qui ne tolère pas l’erreur. Il est impératif d’éviter les erreurs, comme la suppression, les répétitions et les erreurs de transposition.
– Savoir utiliser les logiciels de comptabilité, comme Sage, Ciel, SAP, Quicken et Xero, entre autres. Ces logiciels facilitent grandement la saisie des données, performant parfois des calculs. Il est nécessaire de maîtriser également les logiciels de traitement de texte comme Microsoft Excel et Microsoft Word, pour saisir les transactions quotidiennes, les créances…
– Respecter les délais spécifiés.
– Respecter les formats de sortie souhaités par le donneur d’ordre (employeur, client), comme les feuilles Excel, les bases de données ou un logiciel fourni par le donneur d’ordre.
– Avoir de bonnes notions en comptabilité, afin de pouvoir analyser les données et effectuer des calculs.
Parmi les tâches qu’un opérateur de saisie spécialisé en comptabilité peut performer, on peut citer, sachant que la liste n’est pas limitative :
– L’intégration des factures d’achat et de vente
– La saisie des données financières dans les comptes
– L’entrée quotidienne des données des transactions financières
– La tenue des registres financiers à jour
– Le rapprochement des relevés bancaires
– La préparation des rapports financiers
– La numérisation, la codification puis le classement des documents
– La recherche des écarts de comptabilité et leur restauration
Aussi, l’opérateur de saisie peut être appelé en fonction des besoins de son recruteur ou client, à saisir du courrier, voire même à assurer le standard téléphonique.
Pourquoi faire appel à un opérateur de saisie pour le traitement des données comptables ?
Les données comptables doivent être organisées et stockées, afin de permettre aux différents collaborateurs au sein d’une entreprise de les retrouver facilement en cas de besoin. Pour ce faire, elles devront être intégrées avec soin et précision dans des fichiers, des bases de données ou des logiciels spécifiques, permettant à une entreprise quelle que soit sa taille de connaître ses fonds réels. Le cas échéant, cela pourrait causer des dysfonctionnements pouvant nuire à l’entreprise, d’où l’intérêt de saisir l’ensemble des données comptables, en faisant appel à un ou à plusieurs opérateurs de saisie.
Quelles sont les différentes données relatives à la saisie comptable ?
– Données financières
– Données d’inventaire
– Données des comptes clients
– Données comptes fournisseurs
– Données du grand livre
Faut-il faire appel à un opérateur de saisie en interne ou externaliser cette activité ?
Même si le recrutement d’un ou de plusieurs opérateurs de saisie de données comptables en interne, permet à l’entreprise de garder le contrôle sur ses données comptables, il est préférable d’externaliser cette activité, pour plusieurs raisons :
– La saisie de données comptables est une tâche très chronophage, d’autant plus que ces données sont sensibles et ne tolèrent aucune erreur. Confier leur saisie à un opérateur de saisie ou à une équipe d’opérateurs en interne, peut nuire à la productivité de l’entreprise. Se décharger de cette activité, va lui permettre de se recentrer sur ses activités clés.
– Bénéficier des compétences du prestataire, quel que soit le volume à saisir.
– Réduire les coûts globaux de l’exploitation de cette activité en interne. L’entreprise n’aura pas à publier les offres d’emploi, conduire des entretiens, recruter le(s) opérateur(s) de saisie, faire face aux charges salariales, dédier un espace pour la saisie, le meubler, acheter du matériel informatique et les logiciels…
– N’avoir à payer que les tâches performées, contrairement à un recrutement en interne, où l’entreprise doit payer les salaires de ses employés, même lorsque la charge de travail diminue.
– Bénéficier de délais d’exécution rapides.
– En cas d’externalisation offshore, l’entreprise peut économiser jusqu’à 4 fois le montant de ce qu’elle devrait payer à un prestataire basé en France, et ce en bénéficiant de la même qualité de service.
À qui faire appel ?
Le professionnel, qu’il s’agisse d’une entreprise, d’un organisme voire même d’un expert-comptable, peut faire appel à un opérateur de saisie spécialisé en données comptables. Cependant, lorsque le volume de données à traiter est important, il est préférable de se tourner vers une agence spécialisée en saisie de données, car elle dispose de l’effectif nécessaire à la prise en charge de projets d’envergure.
Ainsi, en faisant appel à un prestataire comme https://www.operateur-de-saisie.com, l’entreprise peut bénéficier d’une expérience avérée de 12 années. OPS, peut prendre en charge la saisie de divers types de données, dont celles relatives aux notes de frais et aux factures, entre autres. À titre d’exemple, la saisie de notes de frais est importante au sein d’une entreprise, car elle permet à un salarié de se faire rembourser les frais professionnels qu’il a engagés dans le cadre de son travail (repas, frais de déplacement…). Ce document saisi par un opérateur de saisie, est un justificatif se basant sur les reçus et autres bons présentés par le salarié. Quant à la saisie des factures (reçues ou émises), elle est relativement simple lorsque l’opérateur de saisie utilise un logiciel où il peut reporter les mentions obligatoires (la désignation du produit/service, le montant HT, la TVA, le montant TTC, la remise éventuelle…). Cette saisie est importante, car elle permet de retracer l’ensemble des événements et flux impactant l’activité d’une entreprise. La note de frais tout comme la facture est une pièce comptable jouant le rôle de justificatif.
OPS est une entreprise basée à Madagascar, et à titre d’information, le système comptable de ce pays est équivalent à celui de la France. Aussi, OPS adopte une politique stricte en matière de sécurité des données, garantissant à ses clients le respect de la confidentialité de leurs informations, à travers la signature d’accords de confidentialité.