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Description du poste d’opérateur de saisie

Il s’agit d’un agent administratif, chargé de l’intégration et la conversion sous format numérique de données émanant de divers supports, puis leur saisie et validation dans des bases de données. Son métier est une évolution du métier de « dactylographe ».

Pour accomplir son travail, l’opérateur de saisie utilise principalement un ordinateur, un scanner, une imprimante, un téléphone et une connexion Internet. Parfois, il utilise un enregistreur audio pour la transcription (audiotypie). Les données saisies peuvent être des coordonnées, des montants, des numéros de compte, des statistiques, des libellés de produits, des données commerciales, des numéros de sécurité sociale… L’opérateur de saisie travaille pour des professionnels gérant des volumes de données plus ou moins importants (entreprises, écoles, usines, hôpitaux, grandes surfaces commerciales, cabinets médicaux, cabinets de comptabilité…).

Par ailleurs, la loi française exige de ces derniers la sauvegarde de leurs données, sous quelque format que ce soit, pendant une certaine durée. L’intérêt est de pouvoir s’en servir comme preuves devant la justice, en cas de litiges.

Même si cette fonction peut paraître anodine pour certaines personnes, cet agent joue un rôle important dans l’activité d’une entreprise ou d’un professionnel. Dans le cas d’une entreprise, le travail de l’opérateur de saisie permet une circulation fluide et rapide des informations entre les différents services et collaborateurs de la société dans un premier temps, puis entre l’entreprise et ses différents partenaires.

Quelles sont ses responsabilités ?

– Préparation, compilation et tri des documents

– Vérification des données, repérage des erreurs et incohérences éventuelles, puis correction

– Transcription des informations dans le format électronique approprié

– Sauvegarde et mise à jour des données saisies

– Génère des rapports

– Prise de notes de manière claire et rapide, que ce soit sous la dictée ou lors de réunions, événements d’entreprise ou conférences

– Mise en forme les différentes données saisies en fonction des consignes reçues par son employeur ou son client

– Respect la confidentialité des données

– Numérisation des documents et impression des fichiers lorsque cela est nécessaire

– Veille au bon fonctionnement du matériel utilisé et remédie aux dysfonctionnements éventuels, en procédant à la réparation s’il en a les compétences, ou en faisant appel à un professionnel, le cas échéant.

L’opérateur de saisie peut être appelé à assurer diverses tâches administratives liées à son poste, notamment s’il travaille en tant que salarié. Parmi ces tâches on peut citer :

– La rédaction et l’envoi de courrier

– La prise en charge des appels téléphoniques

– L’accueil et l’orientation des visiteurs

– L’audiotypie ou la transcription audio

Quelles sont les qualifications nécessaires ?

– La maîtrise des différents logiciels de traitement de textes, des tableurs et même des logiciels de transcription (audio et vidéo)

– De bonnes connaissances linguistiques, notamment en matière d’orthographe, de grammaire et de ponctuation

– La possibilité de taper au moins 50 mots/minute

– De solides compétences en communication, aussi bien écrite que verbale

– Une grande attention au détail et à la précision

– La capacité à accomplir des tâches répétitives sans lassitude

– L’aptitude à travailler de manière autonome

– La résistance au stress et à la fatigue

– Une bonne acuité visuelle

– Le respect des délais préétablis

– La faculté à hiérarchiser les tâches

– Des compétences organisationnelles

– Une confidentialité absolue concernant les informations traitées

Quelles sont les formations qui permettent d’accéder au poste d’opérateur de saisie ?

Même si par le passé, les opérateurs de saisie étaient plus recrutés pour leurs compétences que pour leurs qualifications, de nos jours les entreprises exigent de leurs futurs salariés des diplômes en plus de leur expérience professionnelle. Ainsi, les diplômes ouvrant la voie à ce métier sont :

–  Un BTS Secrétariat

– Un Bac professionnel gestion-administration (anciennement Bac pro secrétariat)

– Un Bac technologique STMG (Sciences et Technologies du Management et de la Gestion)

– Un Bac technologique ST2S (Sciences et Technologies de la Santé et du Social)

– Une formation administrative spécialisée

 Il existe diverses formations en ligne permettant de se former au métier d’opérateur de saisie de données. Il s’agit généralement de formations courtes, de quelques semaines ou mois. Il existe également des sites dispensant des formations gratuites, sous forme de Mooc. Par ailleurs, divers tutoriels, fichiers PDF et vidéos sont disponibles gratuitement sur le Web.

Quelles sont les évolutions de carrière possibles ?

Parmi les possibilités, on peut citer la fonction de secrétariat, accessible après plusieurs années d’expérience. Un bon opérateur de saisie expérimenté peut également diriger une équipe d’opérateurs de saisie, au sein d’une entreprise ou d’une agence de saisie de données. Un opérateur de saisie peut également poursuivre des études supérieures, lui permettant de devenir assistant de direction.

Quels logiciels utilise-t-il pour la saisie de données ?

En plus des logiciels classiques, comme Microsoft Word, Microsoft Excel et les tableurs, un opérateur de saisie peut devoir utiliser d’autres logiciels. S’il est spécialisé en données comptables, il peut être amené à utiliser des logiciels comme Sage ou Ciel à titre d’exemple. S’il est spécialisé en données bancaires, il utilisera généralement un logiciel interne à la banque.

Aussi, pour gagner du temps, lors de l’intégration d’un volume important de données, l’opérateur de saisie peut utiliser un OCR (Optical Character Recognition), lui permettant de convertir des documents textes ainsi que des fichiers PDF en données numériques. Il peut également utiliser un ICR (Intelligent Character Recognition), lui permettant de convertir des documents manuscrits. L’agent gagne ainsi un temps énorme, permettant à son employeur ou à son client de s’assurer une bonne longueur d’avance par rapport à ses concurrents. Après la conversion des données, l’opérateur de saisie devra tout de même les vérifier et les corriger si cela est nécessaire, avant de les stocker dans la base de données appropriée.

Où peut travailler un opérateur de saisie ?

Il existe trois possibilités :

1- Au sein d’une entreprise ou chez tout autre professionnel

(cabinet d’avocat, école, cabinet médical, clinique, cabinet de comptable, banque, supermarché, usine…), en tant que salarié. Il décroche un CDD ou un CDI, et ses horaires de travail sont compris entre 35 et 39 heures par semaine. Généralement, l’opérateur de saisie est recruté à long terme et en fonction de la structure qui l’emploie, il peut évoluer rapidement.

2- Travailler en freelance 

L’opérateur de saisie s’installe à son compte et peut travailler à partir de son domicile, où il doit aménager un bureau et investir dans un ordinateur performant, une imprimante et un scanner ou carrément un multifonction ainsi qu’un téléphone et une connexion Internet fiable. Il peut également travailler dans un espace de coworking, s’il n’a pas assez de place chez lui. L’opérateur doit chercher ses clients, en publiant des annonces, en répondant à des annonces ou en prospectant. Il communiquera par la suite avec ses différents clients par téléphone et/ou par visioconférence. Toutefois, avant de se lancer, il devra avoir une solide expérience derrière lui en plus d’une grande capacité d’organisation.

3- Travailler avec une agence de saisie offshore

Là aussi, il y a deux possibilités, il peut travailler auprès de l’agence en tant que salarié, ou depuis son domicile. Il fait partie d’une équipe d’opérateurs, qui peuvent travailler parfois ensemble sur un même projet.

Ces agences ont beaucoup d’expérience derrière elles, l’avantage de faire appel à leurs services, pour une entreprise est que cette dernière se décharge des coûts du recrutement d’opérateurs de saisie salariés, de l’aménagement d’un espace de travail (mobilier, ordinateurs, photocopieurs, télécopieurs, appareils téléphoniques…) et des charges salariales, entre autres. Aussi, tout professionnel faisant appel à une entreprise de saisie de données, comme https://www.operateur-de-saisie.com, bénéficie d’une facturation sur-mesure, sachant qu’il ne paie que le travail effectif, contrairement à un recrutement interne.

Quel est le salaire d’un opérateur de saisie ?

On ne peut parler de salaire fixe. Tout dépend en effet du fait l’opérateur de saisie  travaille à son compte ou qu’il soit salarié. Ensuite, comme pour tout métier, plusieurs facteurs déterminent son salaire, comme le nombre d’années d’expérience ou la structure pour laquelle il travaille. Généralement, sa rémunération est comprise entre 17.000 € et 27.000 € par an. Parfois, l’opérateur de saisie est rémunéré à l’heure,  avec une fourchette de prix horaire comprise entre 10  € et 14 €.

Un opérateur de saisie peut-il se spécialiser dans un domaine précis ?

Cet agent administratif peut travailler dans un large éventail de domaines. Cependant,  il peut tout à fait se spécialiser en fonction de l’endroit où il travaille.

De manière générale, les opérateurs de saisie travaillent dans les administrations, où ils traitent des données variées, comme celles relatives au personnel, au stock, aux clients, entre autres. Ils sont également employés au niveau des services commerciaux, où ils traitent les données relatives aux opérations commerciales, comme celles relatives aux clients, fournisseurs, produits, vente, logistique…

Ainsi, un opérateur de saisie peut se spécialiser :

– Dans le domaine juridique

S’il travaille pour un cabinet d’avocat, il devra traiter des documents confidentiels. Ces documents présentent une grande importance pour le cabinet d’avocat et ses clients, d’où l’importance d’une saisie précise et sans erreurs, car les données traitées constituent souvent des preuves ou des justificatifs. Les fichiers traités peuvent être des réclamations d’assurances, des actes de propriété…

– Dans le domaine de la comptabilité

Qu’il travaille dans une entreprise ou dans un cabinet de comptabilité, l’opérateur de saisie doit manipuler des données précises, qu’il doit restituer fidèlement sous une forme électronique. Aucune erreur n’est tolérée. Il peut être amené à saisir les informations contenues dans le grand livre, les factures, les notes de frais, les chèques… Il peut être chargé de vérifier des montants, d’équilibrer les écritures, ou d’enregistrer les débits/crédits sur les comptes, entre autres.

– Dans le domaine médical

L’opérateur de saisie spécialisé dans ce domaine travaille dans un hôpital, un cabinet médical ou un laboratoire d’analyses. Il doit collecter les informations sur les patients à partir de différentes sources : pièces d’identité, ordonnances, comptes-rendus médicaux et tout document faisant partie d’un dossier médical, sachant qu’il doit absolument respecter la confidentialité des données. Lorsqu’il travaille pour une structure hospitalière, il peut être amené à saisir des données relatives aux médicaments et au matériel médical.

Son travail doit aider les professionnels de la santé à connaître l’anamnèse d’un patient (historique médical), notamment dans les cas urgents où la vitesse du traitement de l’information peut sauver une vie, en permettant au staff médical d’agir rapidement. Un opérateur de saisie de données médicales doit impérativement éviter les erreurs. À titre d’exemple, si un patient est allergique à un antibiotique et que l’opérateur ne mentionne pas ce détail dans son dossier, le médecin peut injecter au patient ce médicament, ce qui peut lui porter un énorme préjudice.

Cet agent administratif peut également accueillir et orienter les malades, répondre au téléphone, traiter le courrier, et même parfois les dossiers d’admission et de sortie des patients.

– Dans le domaine bancaire

L’opérateur de saisie est chargé de la saisie et de la validation d’opérations bancaires courantes. Il doit avoir une bonne capacité d’analyse lui permettant d’interpréter des bordereaux pouvant être plus ou moins complexes avant leur saisie dans la base de données ou le logiciel bancaire interne.

Un opérateur de saisie spécialisé en données bancaires doit avoir un grand sens de la précision et du détail, ainsi qu’une bonne concentration, car le secteur bancaire ne tolère aucune erreur, comme les fautes de transposition où l’ordre des chiffres est inversé. N’importe quelle erreur de saisie peut coûter cher à l’organisme bancaire.

– Dans le domaine commercial

L’agent est appelé généralement à travailler en étroite collaboration avec les autres employés, et doit généralement traiter les documents de vente comme le bon de commande, la facture et le bon de livraison, extraire toutes les informations utiles puis les saisir dans la base de données. Il traite également les données relatives aux impayés, aux dépenses, aux paiements, ainsi que les documents relatifs aux fournisseurs, entre autres.

Doit-il suivre une formation dans le domaine choisi ?

Quel que soit le domaine de spécialisation de l’opérateur de saisie, il n’existe pas de formation proprement dite de saisie dans le domaine choisi. Souvent les opérateurs apprennent sur le tas. Parfois, les opérateurs de saisie de données comptables suivent des formations de courte durée dans le domaine de la comptabilité pour se familiariser avec le vocabulaire et les techniques employées en comptabilité. Ils peuvent devenir de véritables assistants pour les experts-comptables.

Ce métier présente-t-il des risques pour la santé de l’opérateur de saisie ?

Même si beaucoup croient qu’être assis dans un bureau pendant de longues heures ne présente aucun inconvénient, il existe effectivement des risques concernant ce métier. La position assise peut porter préjudice au dos de l’agent. Les mouvements répétitifs de la main et des doigts peuvent causer des douleurs au poignet et même compliquer le syndrome du canal carpien.  De plus, fixer l’écran de l’ordinateur pendant de longues heures et plusieurs années de suite peut affecter la vision.

Où peut-on recruter des opérateurs de saisie qualifiés ?

Lorsqu’il s’agit de missions périodiques, il faut publier des annonces sur les sites d’annonces, les plateformes de mise en relation, ou les réseaux sociaux. Généralement, pour ce genre de missions, il faut faire appel à des opérateurs de saisie freelance. Ils sont payés à l’heure ou par projet.

Pour des missions régulières, il est possible de recruter des opérateurs de saisie, en dédiant un espace à cette activité, tout en achetant le mobilier et le matériel informatique nécessaires à l’exploitation de cette activité en interne. Toutefois, tout professionnel, qu’il s’agisse d’une entreprise, d’un cabinet médical, ou d’une école, entre autres  perd en productivité, car il doit gérer cette activité auxiliaire en même temps que son activité principale.

Par ailleurs, les sommes injectées dans l’exploitation de cette activité en interne pourraient être utilisées pour développer davantage l’activité clé du professionnel. Ainsi, confier la saisie de ses données à un prestataire externe s’avère souvent comme la meilleure solution.

En faisant appel à un prestataire externe, comme https://www.operateur-de-saisie.com, le donneur d’ordre peut se recentrer sur ses activités à forte valeur ajoutée. OPS est une entreprise basée à Madagascar et elle bénéficie d’une expérience significative de 12 années. L’avantage en faisant appel à une entreprise comme OPS, c’est de ne payer que pour les missions assurées, ce qui permet au donneur d’ordre de maîtriser le coût des prestations.

Aussi, cette entreprise compte plusieurs équipes d’opérateurs de saisie, pouvant s’occuper de plusieurs tâches, comme la saisie de données, de bases de données, de fiches produits, de factures, de notes de frais, de leads et l’organisation de tâches, ainsi que du traitement de candidatures, de la vérification et la mise à jour de données… Les opérateurs de saisie d’OPS sont formés pour travailler, en respectant les exigences des clients. L’on peut entre autres citer la mise en forme des données, la livraison des projets dans des délais assez rapides, ainsi que le respect de la confidentialité des données. Faire appel à ce spécialiste, permet à une entreprise d’augmenter sa performance économique.