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De nos jours, la saisie de données est devenue obligatoire pour tout professionnel voulant rester compétitif sur le marché. En effet, cette opération lui permet d’éviter de perdre des informations importantes, habituellement stockées et archivées dans des locaux où il est souvent difficile de se retrouver, sachant que pour la prise de certaines décisions, il est nécessaire d’accéder à l’information en un laps de temps. Pour cette raison, de plus en plus de chefs d’entreprises stockent leurs données sous format numérique.

Pour réaliser cette opération, il est nécessaire de passer par un opérateur de saisie de données. Mais, ce spécialiste peut-il saisir des données extraites de documents administratifs ou financiers ?

L’opérateur de saisie de données peut procéder à la saisie de données administratives et financières. Il s’agit le plus souvent d’informations fournies par l’employeur lorsque l’opérateur est salarié, ou par le client, lorsque l’opérateur travaille pour son compte ou pour celui d’une entreprise spécialisée en saisie de données.

Qu’est-ce que les données administratives ?

Ce sont des informations extraites de différentes sources administratives et financières sous format papier, ou sous forme d’enregistrements vocaux (réunions, conférences…). À titre d’exemple, lorsqu’elles se rapportent à l’activité d’une entreprise, elles peuvent être relatives aux ressources humaines, aux fournisseurs, aux produits/services et aux clients. Lorsqu’il s’agit de données relatives à une université, elles concernent les étudiants (documents d’identité, relevés de notes…), le personnel administratif (documents d’identité, fiches de pointage…), les enseignants et le programme, entre autres.

Qu’est-ce que les données financières ?

Les données financières sont toutes les informations se rapportant aux transactions financières réalisées par une entreprise ou par tout autre organisme, dans le cadre de son activité. Il s’agit dans la plupart des cas de données numériques représentant des montants, tels que les prix d’achat ou de vente, les frais, le chiffre d’affaires, les bénéfices et les pertes, entre autres. À titre d’exemple, leur numérisation permet à un chef d’entreprise de vérifier la soutenabilité budgétaire de son établissement, en accédant à l’historique des comptes tout en les analysant. Pour mener à bien sa mission, les données financières utilisées doivent obligatoirement être précises et fiables, au risque de prendre des décisions erronées, pouvant coûter cher à l’entreprise.

Pourquoi est-il important de saisir les données administratives et financières ?

Ces données renseignent leurs utilisateurs au sujet de l’évolution de leurs activités. Les numériser contribue donc à faciliter l’accès de ces utilisateurs à ces données enregistrées sous format numérique, et de leur faire gagner un temps précieux, notamment lorsqu’il s’agit de prendre des décisions stratégiques.

Quelles sont les aptitudes nécessaires à un opérateur de saisie pour saisir les données administratives et financières ?

Un bon opérateur de saisie de données doit avoir :

– Une bonne vitesse de frappe

– Le sens du détail, notamment en ce qui concerne les documents financiers

– Une bonne maîtrise des différents logiciels de traitement de texte ainsi que les logiciels spécifiques à la gestion financière fournis par le donneur d’ordre (entreprise, école, hôpital, banque…)

– D’excellentes aptitudes organisationnelles

– Une capacité de raisonnement analytique

– Des compétences en communication écrite et verbale

– Un bon niveau dans la langue de travail

– Une capacité à fournir un travail en respectant des délais parfois serrés

En saisissant ces données, l’opérateur de saisie de données doit veiller :

– À la protection de la vie privée des personnes concernées par les données

– À sécuriser les données, en les gardant à l’abri de toute utilisation non autorisée.

– À assurer leur confidentialité, en ne diffusant aucune information susceptible de porter préjudice aux personnes, à l’entreprise/organisme employeur, ou à leurs différents partenaires.

Concernant le traitement des documents financiers, l’opérateur de saisie de données ne doit pas faire d’erreurs, tout en veillant à ce que les données financières saisies soient exactes, fiables et sans redondance. Le moindre écart dans les montants peut avoir un impact négatif sur l’activité du donneur d’ordre (entreprise, banque, université…).

Faut-il recruter un opérateur de saisie en interne ou externaliser cette activité ?

Assurer la saisie de données en interne présente un certain nombre d’avantages, mais aussi des inconvénients. Ces dernières années, le concept de l’externalisation de la saisie de données s’est généralisé et bon nombre d’entreprises optent pour ce choix. Cette solution leur offre divers avantages, comme :

– Améliorer la qualité des services et ce, qu’il s’agisse d’administration, de service financier ou d’autres services recourant aux données saisies (service commercial, marketing…).

– Bénéficier des compétences de prestataires externes, que ce soit pour les documents administratifs ou financiers. En effet, grâce à leur expérience, qui se compte parfois en décennies, ces prestataires, qu’il s’agisse d’un opérateur de saisie de données indépendant ou d’une entreprise de saisie de données, comme https://www.operateur-de-saisie.com, sont habitués à traiter du volume. De plus, souvent pour avancer dans les projets qui leur sont confiés, ils utilisent de puissants outils et logiciels de saisie de données, comme l’OCR (Optical Character Recognition). Ce dernier, équipé d’une technologie de reconnaissance optique des caractères, permet à l’opérateur de saisie de données d’économiser un temps précieux.

– Rester compétitives face à une concurrence sévère. De nos jours, aucune entreprise digne de ce nom ne peut se permettre de perdre du temps, en conservant les données sous un format autre que le format électronique. Le cas échéant, ces entreprises risquent de perdre beaucoup de temps avec ces informations, tout en se détournant de leurs activités à forte valeur ajoutée.

– Pour une entreprise qui décide de passer à la numérisation de ses données, confier cette tâche à un opérateur de saisie de données ou à une équipe d’opérateurs en interne peut être une mauvaise idée, car il faudra qu’elle investisse dans un nouveau local équipé de mobilier, de matériel informatique, d’une connexion au réseau Internet, ainsi qu’à une ligne téléphonique. Aussi, elle devra faire face aux dépenses relatives au recrutement dans un premier temps, ensuite dans un second temps aux charges qui en découlent. Ainsi, la saisie interne est beaucoup moins économique que l’externalisation.