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Dans le domaine de la saisie de données, un opérateur de saisie est appelé à manipuler différents types de données. C’est pourquoi, il doit avoir les compétences et l’expérience nécessaires pour mener à bien sa mission. Certaines données sont numériques, d’autres alphabétiques. Pour effectuer son travail, un bon opérateur devra veiller à l’exactitude des informations saisies en évitant les erreurs. En fonction de ses connaissances, il sera appelé à saisir différents types de données, comme :

- Données type caractère ou texte

Formées exclusivement de caractères alphabétiques, elles sont très utilisées dans la majorité des domaines, et ce sont également les plus faciles à saisir. Il peut être question de noms propres, de lieux… La mise en forme de ces caractères est de même nature que celle utilisée dans le traitement de texte comme Microsoft Word (gras, italique, souligné, taille police, couleur…).

- Données numériques

Il est question ici de saisir des données composées exclusivement de chiffres. Qu’il s’agisse de logiciels de traitement de texte ou de logiciels spécifiques, dès qu’un nombre dépasse la taille de la cellule, il s’affiche sous forme scientifique ou est remplacé automatiquement par des « # ». De plus, il existe plusieurs possibilités de mise en forme, comme le pourcentage, ou encore les décimales.

- Données monétaires

Il s’agit de saisir un montant en devise, avec un certain nombre de décimales, qui sont dans la majorité des cas limitées à 2 après la virgule. Ces données sont très utilisées dans le domaine de la comptabilité, des finances et dans le commerce. Toutefois, l’opérateur de saisie prenant en charge la saisie de ces données, n’a pas le droit à l’erreur, car cela pourrait coûter très cher à son employeur s’il est salarié, ou à son client s’il travaille à son compte.

- Données date et heure

Les données type date sont variées, il peut s’agir de dates de naissance, d’échéance, d’évènements historiques… Elles sont saisies selon un format reconnu,  comme JJ/MM/YY ou MM/JJ/YY, à titre d’exemple. Quant à l’heure, elle doit être saisie dans un format reconnu, généralement avec le séparateur heure/minute « : », et est généralement suivie du fuseau horaire.

- Formules

On a vu plus haut qu’il y a des données numériques et des données alphabétiques. Il existe des données englobant les deux. Il s’agit des formules, ce sont des expressions plus ou moins complexes, qu’il convient de saisir avec précision et précaution. Elles commencent toutes par le signe « = », comme à titre d’exemple = (C1 + C2) * 5, ou = Somme (achats). Le cas échéant, et si elles ne sont pas précédées par le signe d’égalité, elles seront considérées comme du texte. Les formules sont les données les plus difficiles à saisir, car parfois l’oubli d’une parenthèse, comme en mathématiques peut modifier la valeur du résultat obtenu et tout fausser.

Par ailleurs, et en règle générale, si une cellule est destinée à recueillir un nombre, elle n’acceptera pas de caractères alphabétiques, car elle est conçue pour les données numériques. Pareil pour tous les autres types de données.

Quelles sont les compétences nécessaires pour saisir ces données ?

Un opérateur de saisie de données doit avoir les connaissances et l’expérience qui vont lui permettre de saisir tous les types de données cités plus haut, sans se tromper. Parfois, la moindre erreur de saisie peut coûter très cher à l’entreprise ou à l’organisme. Aussi, avant de saisir, il doit être en mesure de détecter les erreurs éventuelles et les corriger avant de les entrer dans la base de données.

Voici les compétences nécessaires à un bon opérateur de saisie :

– Une bonne maîtrise de la langue de travail, aussi bien écrite qu’orale

– La capacité de rester face à un écran d’ordinateur pendant de longues heures

– La dextérité et la rapidité, avec idéalement une vitesse de frappe d’au moins 50 mots par minute

– La capacité à utiliser le matériel de bureau (scanner, télécopieur, imprimante…)

– Le respect des consignes et des délais

– La capacité à rester concentré sur les tâches devant être effectuées

– Le sens du détail et de la précision

– La rigueur et l’organisation, notamment lorsqu’il est question de traiter un volume important de documents

Quelles sont les autres missions pouvant être assurées par un opérateur de saisie ?

En plus de la saisie proprement dite, l’opérateur de saisie de données, peut être amené dans le cadre de son travail à accomplir les tâches suivantes :

– Compiler des informations

– Mettre à jour des bases de données

– Numériser des documents et imprimer des fichiers

– Sauvegarder le travail accompli dans l’emplacement prévu

– Rédiger, trier et envoyer du courrier

– Tenir les informations confidentielles

– Générer des rapports

– La réception et l’émission d’appels

Quel est le profil recherché pour le poste d’opérateur de saisie ?

Certaines entreprises ou organismes sont très exigeants en matière de recrutement des opérateurs de saisie. A titre d’exemple, dans le domaine financier, il se pourrait qu’un opérateur de saisie doive détenir une licence en finances, avoir des compétences avérées en mathématiques et plusieurs années d’expérience dans un poste similaire.

Idéalement, un bon opérateur de saisie de données doit avoir des connaissances variées, avec une bonne maîtrise des principaux logiciels de saisie de données (Microsoft Word et Microsoft Excel qui sont plutôt généralistes, Sap et Sage qui sont destinés à la saisie de données comptables, entre autres). Aussi, il doit être doté d’un bon esprit d’équipe et d’initiative lorsqu’il est salarié, car il sera également chargé de collecter les documents et les différents supports qui lui serviront pour l’extraction de données (noms de personnes ou d’entreprises, adresses, montants, dates, prix, taxes…).

Lorsqu’il est amené à travailler à son compte, ou à collaborer avec une entreprise de saisie de données, comme https://www.operateur-de-saisie.com, l’opérateur de saisie devra traiter des projets de saisie dans différents domaines : comptabilité, statistiques, recherche… où il sera dans l’obligation de saisir différents types de données, des plus simples aux plus complexes.