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Quel est le rôle de la saisie de données ?

Pour une entreprise ou n’importe quel professionnel, insérer des informations dans le but de les stocker dans la mémoire d’un ordinateur ou de tout autre appareil électronique nécessite une saisie manuelle avant leur stockage, pour une utilisation ultérieure. Cette tâche est confiée à des opérateurs de saisie professionnels, utilisant des outils de traitement de texte comme Microsoft Word, Microsoft Excel, FreeOffice ou encore Google Docs. Ces données proviennent de supports physiques comme les documents d’une entreprise, un annuaire ou des formulaires. Il peut également s’agir de données audio ou vidéo ou même de brouillons manuscrits. Le format des supports d’origine est varié, il peut s’agir de papier, ou de documents PDF, JPEG, Docx, Xlsx

Cependant, cette tâche est longue et fastidieuse, et en fonction du volume des données à saisir, un professionnel pourrait recourir aux services d’un ou de plusieurs opérateurs de saisie.

Qui se charge de la saisie des données ?

Un professionnel (grande entreprise, PME, école…), peut assurer cette mission au sein de ses bureaux, en créant un ou plusieurs postes d’opérateurs de saisie en interne, et ce en fonction du volume de données à saisir. Toutefois, il peut arriver que ces agents soient dépassés par un gros volume de données, dans le cas de la saisie de questionnaires à titre d’exemple. Cette tâche est chronophage, notamment lorsque l’agent doit saisir les réponses, si le processus n’est pas automatisé. Au lieu de recruter davantage d’opérateurs de saisie, certains professionnels préfèrent externaliser cette activité en recourant à des opérateurs de saisie freelances ou à des agences ou sociétés de saisie de données. Avec ces professionnels de la saisie, ils peuvent bénéficier de la confidentialité des données tout en ayant la garantie de la sécurité des données, en recourant à des serveurs dédiés pour la sauvegarde.

 

– A un freelance

 

Il s’agit d’un agent de saisie professionnel exerçant à son domicile. Il est familiarisé avec les différents outils de saisie des données. Il peut assurer sa mission de façon continue en étant rémunéré au forfait. Il peut également saisir les données à la demande de son client et être rémunéré au volume de travail effectué. Dans un cas comme un autre, il devra respecter le cahier des charges de son client, en fournissant un travail de qualité, conforme aux consignes tout en respectant les deadlines.

 

– A un opérateur Web offshore

 

Il s’agit d’agences spécialisées dans la saisie des données issues de diverses sources. Ces agences disposent d’une équipe d’opérateurs de saisie pluridisciplinaires, qualifiés et expérimentés tout en étant habitués à travailler sous pression. Parmi les agences spécialisées en saisie de données, on peut citer https://www.operateur-de-saisie.com/. Basé à Madagascar, ce spécialiste en saisie de données emploie une équipe d’opérateurs de saisie bénéficiant d’une expérience de 12 années.

Quelles sont les qualités d'un opérateur de saisie de données ?

– La maitrise des différents outils et logiciels de bureautique

– Avoir le sens du détail et l’esprit de synthèse

– Bénéficier d’une vitesse de frappe comprise entre 50 et 80 mots par minute, et ce en veillant à éviter les fautes d’orthographe

Vérifier les données saisies en éliminant les erreurs et les doublons

Mettre en forme les données saisies en respectant les consignes du donneur d’ordre

– Pouvoir s’adapter aux projets spécifiques, notamment lorsqu’il s’agit de la saisie d’un grand volume de données

Retranscrire fidèlement le contenu, lorsqu’il s’agit de comptes rendus ou de rapports

Hiérarchiser et organiser les tâches en fonction de leur importance

– Respecter les délais impartis

Quelles sont les différentes prestations offertes par un opérateur de saisie ?

En matière de saisie de données, le champ est assez vaste. En fonction des besoins de son client, un opérateur de saisie freelance ou une agence de saisie offshore proposent diverses prestations en la matière, comme :

– La saisie de données et de bases de données

– Le traitement et la vérification de données

La saisie de documents classiques : textes, documents Excel, rapports de réunions ou de conférences, annuaires, formulaires

– La saisie de documents comptables : factures, notes de frais

– La saisie de fiches produits

– La saisie de leads et l’organisation des tâches

– La saisie d’e-mails des candidats et le traitement de leurs candidatures

– La transcription de fichiers audio ou vidéo

Pourquoi externaliser la saisie des données ?

– Bénéficier des compétences et de l’expérience d’un personnel disponible à tout moment.

– Bénéficier de tarifs très avantageux pour des services de même qualité que ceux fournis en France, notamment lorsque les prestations sont assurées par une agence offshore.

– Pouvoir se concentrer entièrement à l’activité clé, en permettant au personnel d’économiser du temps et des efforts, en se libérant de charges superflues.

– Bénéficier de fichiers compréhensibles et pouvant être exploités par tous les employés.

– Éviter d’embaucher des salariés pour la saisie de données, et éviter de ce fait d’avoir en charge des coûts élevés, sachant qu’il faut également dédier des bureaux et du matériel pour assurer cette activité en interne.

– Gérer un seul interlocuteur, sachant qu’en choisissant une agence de saisie de données employant plusieurs opérateurs de saisie, chaque équipe est supervisée par un chef de projet, chargé de veiller au bon déroulement de la mission. Ce dernier sera en charge également de communiquer avec le donneur d’ordre.

Comment procéder pour confier la saisie de données à un opérateur de saisie externe ?

Tout professionnel désirant externaliser la saisie de ses données devra avant toute chose solliciter des devis gratuits aux freelances ou aux agences offshore assurant ces tâches. Il devra par la suite comparer les différentes offres reçues, en choisissant le prestataire répondant le mieux à ses attentes et objectifs. Une fois le prestataire choisi, ce dernier devra respecter le cahier des charges tout en assurant la confidentialité des données de son client. Aussi, avant la signature du contrat d’externalisation, le donneur d’ordre devra impérativement s’assurer qu’il comporte une clause de confidentialité et une clause de réversibilité, particulièrement lorsqu’il est question de données sensibles.